Predstavljajte si naslednjo, v praksi javnega naročanja še kako pogosto situacijo: naročnik v razpisni dokumentaciji izrecno zahteva, da morajo biti vse cene na enoto in posamezne postavke ponudbenega predračuna zaokrožene na dve decimalni mesti natančno.
Ponudnik odda ponudbo, v kateri so vse cene na enoto in vse vrstice popisov del dosledno izpolnjene na dve decimalni mesti natančno. Zatakne pa se v eni izmed končnih rekapitulacij (seštevkov), kjer Excelova formula zaradi matematičnega preračuna izvrže rezultat na tri decimalna mesta natančno.
Konkurent takoj vloži zahtevo za spremembo odločitve ali zahtevo za revizijo:
»Ponudba je nedopustna, saj ponudnik ni spoštoval navodil glede zaokroževanja!«
Kaj storiti v takem primeru? Kako naj naročnik ubrani svojo odločitev o izbiri, ne da bi pri tem tvegal, da mu Državna revizijska komisija (DKOM) razveljavi razpis?
Prva past, ki se ji morate nujno izogniti: Ne zatrjujte računske ali nebistvene napake!
Ko se naročniki soočijo s takšnim očitkom, je njihova prva intuitivna obramba pogosto trditev, da gre zgolj za nebistveno (računsko) napako ponudnika, ki ne vpliva na dopustnost ponudbe.
To je ena največjih pasti, v katero se lahko ujame naročnik. Zakaj?
- Matematično ne gre za napako: Računska napaka je napaka pri izvedbi matematične operacije (npr. napačen zmnožek količine in cene na enoto). V našem primeru pa so izračuni pravilni, znesek v rekapitulaciji je matematično točen, le prikazan je z večjo natančnostjo (na tri decimalke natančno). Prikaz točnega rezultata z večjo natančnostjo pa ni računska napaka.
- Priznanje obstoja napake: Če se naročnik sklicuje na računsko napako, sam prizna, da ponudba vsebuje pomanjkljivost, ki jo je treba odpravljati po pravilih 89. člena ZJN-3. S tem si naročnik zapre prostor za argument, da je ponudba že v osnovi povsem skladna z razpisno dokumentacijo.
Dve možni obrambni strategiji
Če se naročnik odloči ubraniti takšno ponudbo (kar je z vidika vrednosti investicije včasih edino smiselno), mora njegova argumentacija temeljiti na dveh povsem drugih argumentih.
Strategija A: Ali je tri decimalke ustvaril naročnikov lastni Excelov obrazec?
Prva stvar, ki jo mora naročnik preveriti, je tehnična struktura predpripravljenega Excelovega predračuna, ki ga je sam posredoval ponudnikom.
Če so bile celice v rekapitulaciji zaklenjene, povezane s formulami ali nastavljene tako, da so pri seštevanju vrednosti same avtomatično ustvarile prikaz na tri decimalna mesta, ponudniku ni mogoče očitati kršitve.
Ponudnik namreč ne sme nositi negativnih posledic zaradi tehničnih nedoslednosti ali nastavitev v obrazcu, ki ga je pripravil naročnik. Če ponudnik v teh celicah sploh ni imel možnosti ročnega vnosa ali spreminjanja formatiranja celic, je izpolnil vse tisto, kar je bilo naslovljeno nanj, prikaz treh decimalk pa je tehnična lastnost naročnikovega orodja.
Strategija B: Razlika med »postavko« in »rekapitulacijo«
Če pa je ponudnik sporne vrednosti v rekapitulacijo vnesel ročno, se mora obramba osredotočiti na vsebinsko razlaganje pojmov:
- Kaj je posamezna postavka? Postavka v popisu del je posamezna vsebinsko in cenovno opredeljena enota, ki vsebuje opis konkretnega dela, količino, enoto mere, ceno na enoto in končno vrednost. To je raven, kjer ponudnik dejansko oblikuje svojo ceno.
- Kaj je rekapitulacija? Rekapitulacija po svoji naravi ni postavka popisa del, temveč zgolj matematični povzetek oziroma agregacija že izračunanih vrednosti skupin del. V rekapitulacijski vrstici ponudnik ne oblikuje nove cene na enoto, niti ne določa količin.
Če so bile torej vse cene na enoto v vseh dejanskih postavkah popisa del pravilno zaokrožene na dve decimalni mesti, potem ponudnik ni kršil navodil. Zahteva po zaokroževanju se namreč nanaša na oblikovanje cen (postavke), ne pa na matematične seštevke skupin del (rekapitulacija), razen če bi naročnik v razpisu izrecno zahteval zaokroževanje tudi za rekapitulacijske celice.
DKOM je nepredvidljiv, zato bodite natančni
Praksa Državne revizijske komisije (DKOM) je pri vprašanjih decimalnih mest izjemno stroga. DKOM pogosto preverja dejansko vsebino celice (torej vpisano vrednost v ozadju) in ne le vizualnega prikaza na zaslonu.
Ker je meja med ozko (formalistično) in široko (vsebinsko) razlago pojma posamezna postavka tanka, je tveganje uspešnega zahtevka za revizijo v tovrstnih primerih vedno razmeroma visoko.
Naša nasveta za prihodnje projekte:
- Za naročnike: Preden objavite Excelove predloge ponudbenih predračunov, jih tehnično stestirajte. Zaklenite celice s pravilnim formatiranjem (število decimalnih mest: 2) in v razpisu natančno določite, ali se zahteva zaokroževanja nanaša izključno na cene na enoto ali tudi na končne seštevke in rekapitulacije.
- Za ponudnike: Excel je vaš prijatelj, a lahko tudi vaš največji sovražnik. Pred oddajo ponudbe ročno preverite formatiranje vsake celice, tudi tistih, ki se izračunavajo avtomatično, saj vas lahko že ena neželena tretja decimalka stane posla. Ne bo škodilo, da za pomoč prosite AI, ki naj preveri ali je ponudbeni predračun sestavljen v skladu z zahtevami naročnika.
