Uredba o zelenem javnem naročanju postavlja javne zavode pred konkretno in zahtevno nalogo: zagotoviti morajo, da ekološka živila predstavljajo najmanj 15 % vrednosti vseh naročenih živil. V praksi pa se naročniki, kot so bolnišnice, šole in vrtci, pogosto srečujejo z bolečim razkorakom med zakonodajno zahtevo in realnostjo na trgu – ekoloških živil, pridelanih v Sloveniji, preprosto ni dovolj za zadovoljitev vseh potreb.

Kako torej ravnati, da bi zadostili črki zakona in se hkrati izognili očitkom o kršitvah, ko je izpolnitev cilja objektivno nemogoča? Odgovor ni v iskanju bližnjic, temveč v sistematičnem, proaktivnem in transparentnem pristopu, ki temelji na načelu skrbnosti dobrega gospodarja. Predstavljamo vam strategijo v treh korakih.

1. korak: Temeljita priprava in raziskava trga (faza pred objavo)

Najpogostejša napaka je priprava razpisne dokumentacije, ki temelji na željah, ne pa na realnih zmožnostih trga. Preden objavite javno naročilo, je nujno izvesti in dokumentirati naslednje aktivnosti:

• Aktivna raziskava trga: Ne zanašajte se na domneve. Pošljite informativna povpraševanja potencialnim ponudnikom – kmetijskim zadrugam, združenjem ekoloških kmetov in večjim distributerjem. Vprašajte jih, ali lahko zagotovijo predvidene letne količine posameznih ekoloških živil. Vso komunikacijo, vključno z negativnimi odgovori ali neodzivnostjo, skrbno shranite. Ta dokumentacija je prvo in najpomembnejše dokazilo, da ste ravnali proaktivno.
  
• Prilagoditev tehničnih specifikacij: Zahtevajte tisto, kar je realno dobavljivo. Namesto eksotičnega sadja izven sezone vključite sezonska ekološka živila. Fleksibilnost v specifikacijah (npr. »ekološka sezonska korenovka (zelenjava, katere podzemni del uživa človek)« namesto »ekološki korenček«) poveča verjetnost prejema ponudb.
  
• Razdelitev naročila na sklope: Velika, celovita naročila pogosto odvrnejo manjše, specializirane ekološke pridelovalce. Z razdelitvijo naročila na smiselne sklope (npr. Sklop 1: Ekološko sadje in zelenjava, Sklop 2: Ekološki mlečni izdelki) jim omogočite sodelovanje in povečate konkurenco.

2. korak: Vgradnja pravnih varovalk v pogodbo

Tudi ob sklenjeni pogodbi se lahko zgodi, da dobavitelj zaradi objektivnih razlogov (npr. slaba letina) ne more dobaviti dogovorjenih količin. Zato je ključnega pomena, da v osnutek pogodbe, ki je del razpisne dokumentacije, vključite substitucijsko klavzulo.

Ta klavzula naj natančno določa postopek za primer nedobavljivosti:

• Določa, da lahko dobavitelj v primeru objektivne in dokazljive nezmožnosti dobave ekološkega živila izjemoma dobavi istovrstno konvencionalno živilo najvišje kakovosti.
• Nalaga obveznost dobavitelju, da nezmožnost dobave verodostojno izkaže (npr. s potrdilom pridelovalca, izjavo kmetijske zbornice).
• Zahteva predhodno pisno soglasje naročnika za vsako tako nadomestno dobavo.
  
  S tem mehanizmom tveganje nedobavljivosti upravljate transparentno in v skladu s pogodbenimi določili.

3. korak: Ustvarjanje “dokazne mape” (faza IZVAJANJA)

V primeru nadzora ali revizije argument “ni bilo mogoče” ne zadošča. Potrebujete neizpodbitne dokaze. Zato za vsako javno naročilo živil vodite “dokazno mapo” ali “dosje skrbnega ravnanja”, ki naj vsebuje:

• Dokumentacijo iz 1. koraka: Vse dokaze o raziskavi trga.
• Dokumentacijo iz postopka oddaje: Poročilo o prejetih ponudbah, iz katerega je razvidno, da za določene ekološke sklope ni bilo ponudb.
• Dokumentacijo izvajanja pogodbe: Vso komunikacijo z dobaviteljem, njegove prošnje za nadomestno dobavo, predložena dokazila o nedobavljivosti in vaša pisna soglasja.
• Končno poročilo o realizaciji: Interni dokument, ki primerja pogodbene in dejansko dobavljene količine ter argumentira razlike s sklicevanjem na zbrane dokaze.

Sklep: Od izpolnjevanja ciljev k dokazovanju skrbnosti

Kadar je izpolnitev zakonske zahteve objektivno nemogoča, se fokus nadzornih organov prenese z vprašanja “Ali ste dosegli 15 %?” na vprašanje “Ali lahko dokažete, da ste storili vse, kar je v vaši moči, da bi ta cilj dosegli?”.
S sistematičnim pristopom, skrbnim dokumentiranjem in vgrajenimi pravnimi varovalkami boste lahko na to vprašanje suvereno odgovorili pritrdilno. Vaša obramba ne bo izgovor, temveč zbornik dokazov o skrbnem in odgovornem ravnanju v zahtevnih okoliščinah.