V praksi javnega naročanja se srečujemo z zapletenimi tehničnimi specifikacijami, kjer naročnik zahteva dobavo določenih osnovnih naprav, hkrati pa v pogodbenih določilih predvidi možnost, da bo med izvedbo pogodbe po potrebi dokupoval dodatno oziroma izbirno opremo.
Za ta namen ponudniki v ponudbi predložijo splošne cenike ali kataloge proizvajalca, ki poleg osnovnega (nosilnega) predmeta ponudbe vsebujejo še celoten nabor opcijskih artiklov.
Nato pa naročnik pri pregledu ponudb podrobno preuči celoten priloženi cenik in od ponudnika zahteva, da predloži tehnično dokumentacijo in dokazila o skladnosti za prav vsak artikel, ki se pojavi na ceniku ali v splošnem katalogu, torej tudi za tiste, ki sploh niso predmet osnovnega naročila in niso vključeni v ponudbeno ceno. Če ponudnik teh dokazil nima (ker jih razpis sploh ni zahteval), naročnik ponudbo izloči kot nedopustno.
Ali je takšno ravnanje naročnika zakonito? Kje je meja med dejanskim predmetom ponudbe in zgolj informativnimi prilogami?
Osnovni predmet ponudbe vs. izbirni asortiman
Za presojo dopustnosti ponudbe je treba strogo razlikovati med dvema kategorijama blaga:
- Dejanski predmet javnega naročila (nosilno blago): To je tisto blago, s katerim ponudnik zapira obvezne predračunske postavke, izpolnjuje naročnikove tehnične zahteve, je vključeno v končno ponudbeno ceno in je predmet ocenjevanja po merilih. Za to blago mora ponudnik seveda predložiti vsa zahtevana tehnična dokazila (prospekte, certifikate).
- Izbirno oziroma opcijsko blago: To je blago iz širšega prodajnega asortimana ponudnika ali proizvajalca, ki je v ponudbi (npr. v ceniku) navedeno zgolj zaradi transparentnosti oziroma za primer, če bi se v izvedbeni fazi pokazala potreba po njegovem nakupu.
Če naročnik v razpisni dokumentaciji ni izrecno in nedvoumno zahteval tehničnih dokazil za celoten izbirni asortiman, tega dokaznega bremena ne sme naknadno širiti v fazi pregleda ponudb.
Zakaj splošna dokumentacija ne določa predmeta ponudbe?
Splošna proizvajalčeva dokumentacija (navodila za uporabo, tehnični listi, katalogi) pogosto vsebuje opise celotne družine produktov, več različic iste naprave ali možne nadgradnje.
To stališče potrjuje tudi ustaljena praksa Državne revizijske komisije (npr. sklepa DKOM št. 018-365/2013 in 018-198/2021):
- Samo dejstvo, da se določen opcijski model pojavi v priloženem splošnem prospektu ali rezervnem ceniku, še ne pomeni, da je ta model del ponujenega sistema.
- Vsebina dejansko ponujenega predmeta se ugotavlja iz tistih dokumentov, ki so namenjeni njegovi specifični opredelitvi, predvsem iz ponudbenega predračuna (popisa del) in tehničnih specifikacij, s katerimi ponudnik neposredno jamči izpolnjevanje zahtev.
Če bi veljalo obratno, bi prišli do pravno nevzdržnih in neživljenjskih situacij, kjer bi ponudniki morali dokazovati tehnično skladnost za vsak vijak, nadomestni del ali opcijski dodatek, ki se naključno pojavi v obsežni proizvajalčevi dokumentaciji, kar bi povsem onemogočilo izvedbo postopkov.
Nauki za prakso
Da bi preprečili nesporazume in nepotrebno izločanje ekonomsko najugodnejših ponudb, svetujemo naslednje:
Za ponudnike:
- Jasno označite vsebino: Ko v ponudbo priložite splošni cenik ali katalog, v njem izrecno in vidno označite (npr. z opombo »nosilno« ali »izbirno«), kateri artikli dejansko predstavljajo predmet ponudbe in kateri so zgolj opcijski.
- Povežite cenik s predračunom: Cene nosilnih artiklov v ceniku morajo biti popolnoma usklajene s tistimi v ponudbenem predračunu, kar naročniku omogoča takojšnjo identifikacijo ponujenega predmeta.
Za naročnike:
- Ocenjujte tisto, kar kupujete: Presojo dopustnosti ponudbe omejite na tiste artikle, s katerimi ponudnik neposredno izpolnjuje vaše tehnične zahteve in ki so del končne ponudbene cene.
- Jasno oblikujte zahteve: Če želite že v fazi ponudbe preverjati tehnično skladnost opcijskega blaga, morate to v razpisni dokumentaciji zahtevati jasno, natančno in nedvoumno. Nejasnih določb v fazi pregleda ponodb ne smete razlagati v škodo ponudnikov.